5 PRINSIP JITU KEBERSAMAAN DALAM MEMBANGUN KUALITAS

Oleh Arie Wibowo K


Paradigma baru manajemen organisasi menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi, dan bermuara pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Di pihak lain, kecenderungan globalisasi, kebutuhan masyarakat dan tuntutan persaingan yang semakin ketat menuntut komitmen yang pada penyelenggaraan organisasi yang berkualitas. Pemahaman tersebut menegaskan perlunya melaksanakan suatu manajemen kualitas terpadu, termasuk di dalamnya Sistem Jaminan Kualitas Organisasi untuk menjamin agar kualitas organisasi dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan.


Di antara banyak definisi tentang kualitas, untuk keperluan pengembangan sistem jaminan kualitas dipakai pengertian menurut kriteria dari Crosby (1979) dan Salis (1993), bahwa kualitas organisasi adalah pencapaian tujuan organisasi dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan oleh institusi organisasi di dalam rencana strategisnya, atau kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan.
Jaminan kualitas adalah keseluruhan aktivitas dalam berbagai bagian dari sistem untuk memastikan bahwa kualitas produk atau layanan yang dihasilkan selalu konsisten sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Dalam jaminan kualitas terkandung proses penetapan dan pemenuhan standar kualitas pengelolaan organisasi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga seluruh stakeholders memperoleh kepuasan.
Sistem Jaminan Kualitas Organisasi adalah suatu sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan untuk menjamin agar kualitas organisasi dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan.
Sistem tersebut dapat dibentuk melalui prinsip-prinsip berikut ini.
Prinsip pertama:
Mengetahui Tujuan Bersama dan Hal-hal yang Kita Hargai
Membuat sebuah pernyataan bersama tentang nilai dan tujuan membuat kita dapat memusatkan kehidupan kita disekitar hal-hal yang kita ingin capai dalam hidup kita. Namun, ternyata hal ini belum cukup. Hidup kita dibatasi oleh waktu yang hanya 24 jam. Secanggih apa pun kita mengelola waktu, dengan menetapkan tujuan bersama yang jelas dan melakukan hal-hal prioritas yang kita tentukan, kita tidak bisa menghindari fakta bahwa dalam sehari hanya ada 24 jam. Oleh karena itu, kita memerlukan orang lain untuk bekerja sama dengan kita dalam mencapai tujuan bersama, sehingga kerjasama tim sangat diperlukan dalam bekerja.
Prinsip kedua:
Saling Memberi Inspirasi
Hal yang paling penting dalam membangun kerja sama tim adalah membagikan visi (shared vision), membagi inspirasi dan membangkitkan antusiasme dari mereka yang ada didalam tim kita. Ketika setiap orang dalam tim dapat melihat tujuan yang jelas maka kita dapat mengharapkan kerja sama mereka untuk mencapai tujuan bersama.
Prinsip ketiga:
Saling Mendorong dan Mengeluarkan Potensi Terbaik dari Orang Lain.
Kita dapat melakukan banyak hal dalam kehidupan ini dengan cara membantu orang lain untuk bertumbuh dan memberdayakan mereka sehingga mencapai potensi terbaiknya. Sebagai ilustrasi ketika dipercaya untuk memimpin sebuah kegiatan, kita harus mengerjakan semuanya praktis sendirian, karena sebagian besar anggota tim kita adalah orang-orang baru yang belum berpengalaman,sehingga kita harus bekerja keras hingga larut malam. Tetapi kita selalu berusaha menyediakan waktu untuk meningkatkan dan menggali potensi seluruh anggota tim dengan memberikan kesempatan, kepercayaan dan kewenangan. Lambat laun kemampuan anggota tim akan meningkat, sehingga sekarang kita akan punya banyak waktu untuk diri kita dan keluarga kita.
Prinsip keempat:
Bangun Tim Kerja yang Kokoh, Efektif dan Efisien
Makna terpenting dalam konsep ini terletak pada sebuah kata, yaitu sinergi. Kata sinergi berasal dari bahasa Yunani sunergos artinya bekerja sama; dari akar kata sun(=bersama) dan ergon (=bekerja). Jadi sinergi adalah interaksi dari dua individu atau lebih sehingga menghasilkan kombinasi kekuatan yang melebihi penjumlahan tenaga seluruh individu secara sendiri-sendiri.
Kunci untuk terciptanya sinergi dalam suatu tim adalah kemampuan setiap anggota tim tersebut. Oleh karena itu, untuk meningkatkan kinerja (performance) suatu tim untuk mencapai sasaran dengan lebih cepat, efisien, dan efektif tidak terlepas dari upaya mengoptimalkan dan meningkatkan kinerja individu. Disinilah pentingnya manajemen diri untuk meningkatkan dan mengoptimalkan potensi dan kemampuan setiap individu.
Selama ini pendekatan konvensional untuk meningkatkan kinerja individu dalam tim adalah menyelenggarakan organisasi dan pelatihan. Sayangnya, kegiatan ini sering kali tidak memberikan kontribusi signifikan terhadap terciptanya sinergi tim.
Mengapa organisasi dan pelatihan gagal untuk meningkatkan kinerja individu? Karena yang diperlukan oleh individu sebagai anggota tim agar dapat mengoptimalkan fungsi dan perannya dalam kesatuan tim adalah kemampuan untuk mengoptimalkan potensi diri, untuk belajar (skill of learning) secara terus menerus, dan kemampuan berinteraksi dengan anggota sesama tim maupun dengan individu diluar tim (skill of life: communication and networking).
Sebagaimana kita ketahui, setiap organisasi dapat berkembang dan mencapai sasarannya jika setiap individu didalamnya mengalami transformasi dan senantiasa belajar untuk mengoptimalkan dirinya. Dengan memahami konsep ini, maka semakin kualitas individu dalam tim dan keseluruhannya mampu menciptakan sinergi, maka semakin pula kinerja dan efektivitas tim tersebut dalam mencapai sasaran bersama.
Reward atau imbalan dalam membangun tim kerja keberadaannya sangat vital. Tapi jangan dulu terburu-buru, punya pandangan bahwa untuk meningkatkan kinerja anggota tim harus diberi gaji yang besar. Imbalan tidak selalu berwujud (tangible), ada imbalan yang tidak berwujud (untangible). Namun, baik berwujud atau tidak berwujud, reward harus ada dan tepat pemberiannya. Tidak semua pemberian dari atasan kepada anggota tim dapat diartikan sebagai imbalan. Menurut Lawler, disebut imbalan jika seseorang menerima pemberian atas hasil kerjanya, baik berwujud maupun tidak, dan pemberian itu meningkatkan semangat kerjanya untuk melakukan pekerjaannya dengan lebih baik.
Berbagai macam cara, organisasi menghargai anggota timnya dalam bentuk dan macam imbalan. Imbalan yang lazim adalah gaji. Namun pemberian gaji seringkali menimbulkan persoalan, jika tidak memperhatikan keragaman karyawan. Pemberian gaji harus digolong-golongkan. Penggolonganya paling tidak mempertimbangkan faktor-faktor pengetahuan, usaha-usaha, tanggung jawab, serta kondisi lingkungan yang dituntut agar pekerjaan terlaksana. Selain gaji, beberapa organisasi memberikan imbalan prestasi kerja-berdasarkan evaluasi kinerja (performance appraisal), Suggestion System yaitu penghargaan berdasarkan atas ide anggota tim. Ada lagi pemberian penghargaan atas kehadiran anggota tim dan masa kerja. Banyak sistem imbalan dan penghargaan untuk anggota tim dapat dilakukan dalam bentuk:
a. Masa Kerja berupa Uang Tunai dan Sertifikat/Medali
b. Kinerja Individu berupa Promosi Tingkatan atau Jabatan
c. Kinerja Organisasi berupa insentif atas pencapaian kinerja yang bervariasi
d. Inovasi berupa Uang Tunai dan Sertifikat Pengakuan
e. Apresiasi Prestasi Kerja Bulanan
f. Apresiasi Unit Kerja Terbaik (melalui survey kepada customer internal)
g. Anggota tim Teladan Tahunan
h. Mitra Kerja Teladan Tahunan
i. Penghargaan Naik Haji/Ziarah untuk mereka yang aktif dalam kegiatan keagamaan
Selanjutnya untuk penyerahan setiap penghargaan tersebut dilakukan dalam satu forum pertemuan seluruh anggota tim sehingga ada aspek recognizing-nya.
Sayangnya, banyak pekerjaan yang sudah dilaksanakan dengan baik tidak mendapat imbalan dari atasan. Kasus-kasus seperti ini sering memicu rasa frustasi pada anggota tim. Namun banyak atasan merasa sudah memberikan imbalan, tetapi kenyataannya malah menimbulkan ketidaknyamanan pada anggota tim. Hal ini karena imbalan diberikan secara tidak tepat. Banyak contoh yang terjadi dalam pemberian penghargaan promosi jabatan dalam tugas baru di luar kota, sementara keluarga dan kehidupan rutinnya tempatnya berada jauh dari tempat kerja sekarang.
Selain ada-tidaknya dan ketepatan pemberiannya, masalah imbalan biasanya menyangkut nilai keadilan yang dirasakan oleh anggota tim. Dalam pemberian imbalan harus dipertimbangkan nilai keadilan internal maupun eksternal. Secara internal, ketika menerima imbalan dari atasannya, seorang anggota tim akan menilai apakah pemberian itu sebanding atau tidak dengan pengorbanan yang sudah ia keluarkan. Sering terlihat, seorang anggota tim menggerutu, dan menilai betapa pelit atasannya dalam memberi imbalan. Sementara anggota tim merasa bahwa perjuangannya sangat maksimal untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Anggota tim merasa tidak adil penghargaan yang diterimanya, jika dibandingkan pengorbanan yang sudah dikeluarkan.
Kalaupun tidak ada masalah dalam keadilan internal, pemberian imbalan kadang bermasalah dalam keadilan eksternalnya. Secara eksternal, ketika anggota tim menerima imbalan dari atasanya, ia akan membandingkan dengan imbalan yang diterima orang lain yang selevel, baik dalam unit sendiri maupun di unit kerja yang lain. Jika anggota tim merasa bahwa imbalan yang diterimanya dirasakan masih lebih rendah dari orang lain sebagai pembandingnya, maka masih ada masalah keadilan eksternal dalam sistem imbalannya.
Maknanya, bahwa dalam membangun tim kerja harus ada imbalan. Imbalan dapat berwujud maupun tidak. Pemberiannya harus tepat, menurut waktu mapun kebutuhan karyawan. Sistem pemberiannya harus dapat dirasakan adil, baik secara internal maupun eksternal.
Prinsip kelima:
Bekerja Keras dengan Ikhlas dan Cerdas
Hidup di dunia hanya sekali. Karenanya, kita harus menjadikan hidup yang sekali itu bermakna di dunia dan bisa menjadi bekal di akhirat kelak. Hidup akan bermakna andai kita isi dengan kerja keras. Tanpa kerja keras tak mungkin kita sukses dan mampu mengemban amanat yang Allah bebankan kepada kita. Tidak ada kesuksesan dan kemuliaan bagi orang yang malas. Jangankan manusia, binatang pun harus bekerja keras untuk bisa eksis. Apa jadinya bila seekor singa malas berlari untuk memburu mangsanya, ia akan mati kelaparan. Apa jadinya pula bila seekor rusa malas berlari, tentu ia akan dimakan singa. Bahkan seekor nyamuk pun harus bertaruh nyawa untuk mendapatkan makanan. Betapa ranjau manusia siap menghancurkan tubuhnya ketika ia hendak menghisap darah.
Cukupkah hanya dengan kerja keras? Ternyata tidak. Manusia tidak bisa mengandalkan otot dan fisiknya belaka. Ia harus memanfaatkan pula potensi pikirannya. Semakin cerdas dalam bekerja, maka akan maksimal pula hasil yang diraih. Rasulullah SAW mengatakan bahwa orang yang paling cerdas adalah orang yang selalu mengingat mati dan bekerja keras mempersiapkan bekal guna menghadapi kematian tersebut. Pesan Rasulullah tersebut menggambarkan bahwa kerja keras kita harus dilandasi nilai-nilai moral. Tidak dikatakan cerdas seorang yang bekerja tapi curang ketika melakukannya. Tidak pula dikatakan cerdas bila seseorang bekerja tapi mengorbankan harga diri dan kemuliannya. Kerja keras dengan cerdas akan sempurna bila disertai keikhlasan. Dengan ikhlas, kerja akan semakin indah dijalani. Seorang yang ikhlas orientasinya tidak hanya sekadar duniawi, tapi juga menyentuh akhirat. Bila kita bekerja keras dengan otak cerdas dan dilandasi ikhlas, insya Allah banyak hal bisa kita raih. Tidak hanya materi, tapi juga amal kebaikan, ilmu, nama baik, dan saudara baru. Kerja yang hanya berorientasi dunia sangat rendah nilainya.